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如何设计一份培训需求调查问卷?

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2018-5-20 18:44:46 | 显示全部楼层
                                                   
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问卷调查可以说是企业在进行培训需求分析中最为常用的一种方法了,但是常用并不代表会用。问卷调查法也远不是像很多人想象的那样,随意从网上下一个问卷的模板,然后发给员工填写,这样就完成了所谓的需求调查。在实际的问卷调查实施工作中,至少有两个关键问题要解决:一是怎样设计一份科学的调查问卷?二是调查问卷收集上来之后,如何从中得出结论?
  在我们决定用问卷调查法来获取培训信息时,第一件事情就是需要来设计我们的问卷。网络上虽然有很多可借鉴的范本,但管理之事永不能简单引用。那么,怎么来设计一份比较合理的培训需求调查问卷呢?有以下几步:
1.明确你的需求   
  在设计问卷之前,你必须明确你要获得什么信息。员工把调查问卷交上来之后,你能从中得到你想得到的,这才是一份你所希望要的调查问卷。所以,明确你的需求是第一步,你可以把你希望从问卷里得到的信息罗列下来(写在纸上),而不是在脑海里默念,全部写在纸上,全面检查几遍是否有遗漏的信息。比如说我们希望通过问卷得到以下的结果:员工对去年培训的评价如何?哪三门课程最受员工欢迎?员工喜欢什么类型的讲师?员工希望在什么时间参加培训等等。
2.将需要了解的信息细化为一个一个小问题
  将所需要了解的信息罗列出来之后,下一步所需要做的是设计问题,确保员工通过回答这些问题后,你能得到这些信息。比如说前面提到的你需要了解员工对去年培训的评价,你可以设计如下问题:你对于2013年培训整体评价是什么?对于2013年培训,你认为哪些地方需要改进等等。
  这一步是问卷设计的关键,也是难点,好的提问比回答更精彩。需要注意的是,在设计问题时,我们不可能期望设计一个问题便可以得到你所希望得到的那个信息,有时候需要问题的组合才能得到。比如说你想了解不同类别人员最想得到的三门课程,你至少需要两个问题,一个问题是罗列出课程让大家选择,一个问题就是填写问卷人员的类别是什么。
  还有一种情况,就是问题的层次性,你所了解的信息可能需要几个小问题来体现,这几个问题之间要有逻辑关系,一层一层剥开,最后得到你所需要了解的信息。比如说你想了解哪些培训内容可以帮助员工提升工作绩效,那么问题可以包括:过去三个月你遇到的工作难点主要是什么?你希望参加什么培训课程学习来解决这一问题?
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3.将问题进行分类组合
  将问题全部设计出来之后,这一步就需要将问题进行分类。分类排放的目的是为了问卷填写人员能清晰的了解整个问卷的架构,使填写更加方便。有必要可以设置相同结果的不同问题,来验证填写者前后一致性。
4.问卷排版
  问卷的排版要简洁、专业,加上前言,填写说明,在问卷后面别忘记写上感谢的话。
5.问卷试填写及完善
  问卷完成之后先不慌复印分发下去开始填写,最好在内部先进行测试,评估问卷填写的难易程度,以及对填写结果的分析,是否能充分体现必要的信息,同时,评估填写时间。建议填写一份调查问卷的时间控制在10-15分钟左右。
  问卷完成了,接下来就需要执行调查了,毕竟,纸上的东西在没有得到实践的证实之前,我们都不能保证能取得最好的效果。那么怎样开展问卷调查呢?有条件的情况下当然可以用在线的方式,不过纸质版的填写还是大多数企业的现状,只是为下一步的统计工作带来一些工作量。
  问卷的填写不必要求集中填写,在调查范围的选择上,可根据人员规模来确定,人数多的企业不必全员填写,选取有代表性的人员按照比例填写,比如说可以按人员层级,每个层级选取一定的比例,也可以根据部门人数,按比例选取各部门填写人数。问卷分发到每个被调查者手中,一定要有记录,并要求反馈的时间。很多时候问卷发下去之后,回收寥寥,那就比较尴尬了。
  问卷回收上来之后,你的培训需求分析工作最多只完成了1/3,接下来的工作才是重点。看到五花八门的填写结果,你该如何从其中分析出重点信息,得出结论呢?
  这也是问卷调查的一个缺点,信度和效度完全取决于员工个人,而且,员工总是会从本身发展和喜好的角度来选择填写答案,所以说,我一直认为,以一种需求调查方法就决定培训需求的做法是不可取的,问卷调查法更是如此。很多时候需要我们采用好几种需求调查方法,来对各自的结论进行互相验证,得出最终的结论。
  那么我们究竟如何来处理调查问卷的数据呢?面对这么多结果不一致的问卷,在缺乏在线系统的支持下,只有依靠我们的手工来进行统计分析了。在excel表格上设计好统计表,将每一个问题的选择情况输入表格,由此得到每一个答案的票数,并得到每一个问题票数的比例情况。同时,我们可以依据在设计问卷第三步的分类结果,将几个同类问题进行组合分析,由此可以得到我们所需要的信息。在统计分析问卷的时候,我需要强调一点的是,单纯的数字没有意义,只有比率关系才有意义。
  不管怎么统计,初始的原始数据是必不可少的,在初次统计分析调查问卷的时候,如果你没有头绪,不知道从何统计起,那么就先把所有的问卷填写的结果都列出来,简单汇总,形成图表再来看吧。只有将原始数据形成了图形化的东西,你才会从中看出些什么。
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  总的来说,虽然问卷调查看似很常用很简单,实际还是有很多可以做细的空间,如果把问卷调查看得太简单,那是对这个方法的误解。
  对于培训需求分析,我的建议是把你自己当成是培训的专家,根据你所掌握的信息先去假设需求,再来通过各种方法来验证你的假设,所谓大胆假设,小心求证。
  作为培训管理者,你的“假设”并不是漫无目的的假设,你必须是对公司的现状和问题有通盘的了解之后,才能判断提出什么样的“假设”。你假设出来的东西必须能通过这些需求调研方法来证实,不能验证的假设就会失去存在的意义。因此,“假设”必须理解为在有限的范围内的“大胆”,而不是漫无边际的即兴联想。
                    
                        
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